F&E richtig dokumentieren: so sichern Sie Ihre Forschungszulage

Ob ein Vorhaben gefördert wird, entscheidet sich an zwei Stellen: Es muss fachlich Forschung & Entwicklung sein — und das muss nachvollziehbar belegt sein. An der ersten Hürde scheitern wenige; an der zweiten viele. Wer seine Entwicklung sauber dokumentiert, schöpft den Anspruch nicht nur aus, sondern steht auch im Prüfverfahren sicher.

Was Sie je Vorhaben festhalten sollten

• Das technische Problem — welche Frage war zu Beginn offen, was war der angestrebte Fortschritt über den Stand der Technik hinaus.
• Die technische Unsicherheit — warum war nicht von vornherein klar, ob und wie sich das Ziel erreichen lässt.
• Das Vorgehen — Hypothesen, Versuche, Iterationen, auch verworfene Ansätze.
• Wer wie lange daran gearbeitet hat — die Zuordnung von Arbeitszeit zum Vorhaben ist der wichtigste Wert für die Bemessungsgrundlage.

Die Werkzeuge haben Sie meistens schon

Sie brauchen kein neues System. In der Praxis genügt oft, was ohnehin entsteht:

• Zeiterfassung mit Projekt-/Vorhabenbezug (statt nur „Kunde X”).
• Tickets, Issues, Sprint-Notizen — sie zeigen die offenen technischen Fragen und ihre Bearbeitung.
• Git-Historie, Versuchsprotokolle, Laborbücher — der Entwicklungsverlauf, schwarz auf weiß.
• Kostenaufstellung — Personalkosten der Beteiligten, ggf. Auftragsforschung und Eigenleistung der Inhaber:innen.

Die typischen Lücken

Am meisten Geld bleibt liegen, wenn der F&E-Anteil zu eng gefasst wird: Konzeption, Tests, Code-Reviews, verworfene Prototypen und anteilige Projektleitung gehören dazu. Und: Wer Zeiten nicht laufend, sondern erst im Nachhinein grob schätzt, verliert im Zweifel die Hälfte.